Déclaration de confidentialité

La protection de vos données en bref

Remarques générales

Les remarques suivantes donnent un aperçu simple de ce qui arrive à vos informations personnelles lorsque vous visitez notre site Web. Les données personnelles sont toutes les données qui vous identifient personnellement. Pour obtenir des informations détaillées au sujet de la protection des données, consultez notre déclaration de confidentialité que vous pourrez trouver sous ce texte.

Services utilisés pour collecter et traiter vos données

Les opérateurs de ce système Web utilisent ConfTool Pro pour préparer et organiser leur évènement. Le logiciel ConfTool et les serveurs qui collectent et traitent vos données sont fournis par ConfTool GmbH. Tous les serveurs sont hébergés par ConfTool GmbH et situés en Allemagne dans des centres de données certifiés ISO 27001. Toutes les données sont stockées et traitées au nom des organisateurs de cet évènement qui sont les opérateurs de cette installation ConfTool (ci-après également mentionné en tant que « nous »). Chaque évènement utilise une installation et une base de données spécifiques et chaque opérateur ConfTool ne peut accéder qu’aux données de sa propre installation (conformément au principe de séparation des données de l’art. 64 (3) BDSG 2018).

ConfTool GmbH n’utilisera jamais les données d’aucune installation à d’autres fins que celles autorisées par l’opérateur ConfTool. ConfTool GmbH ne transmettra jamais de données à des tiers sans l’autorisation écrite préalable des opérateurs ConfTool. ConfTool GmbH est un fournisseur allemand de services logiciels qui agit conformément aux standards du RGPD de l’Union européenne et à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG).

Collecte de données lors de l’utilisation du système ConfTool

Qui est responsable de la collecte de données dans cette installation ConfTool ?

Les données collectées par cette installation ConfTool sont utilisées et traitées par l’opérateur de cette installation ConfTool. Un lien menant aux coordonnées de l’opérateur peut être trouvé dans les mentions légales, dans le coin inférieur gauche de chaque page ConfTool.

Comment vos données sont-elles collectées ?

Les données collectées à votre sujet sont, d’une part, celles que vous nous avez communiquées. Il peut s’agir par exemple des informations saisies dans un formulaire lorsque vous créez un compte, soumettez une contribution ou vous inscrivez en tant que participant.

D’autres données sont collectées automatiquement par nos systèmes informatiques lorsque vous accédez au système ConfTool. Il s’agit en particulier de données techniques (par ex. navigateur Internet utilisé, système d’exploitation ou horaire de la visite). Ces données sont collectées automatiquement dès que vous vous connectez au système ConfTool.

Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Les données sont collectées afin de garantir la sécurité et l'absence d'erreurs lors de la mise à disposition du système ConfTool et afin de pouvoir répondre aux questions des utilisateurs concernant l'utilisation du système.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données ?

Vous pouvez, à tout moment et gratuitement, exiger des renseignements sur l’origine de vos données personnelles, leurs destinataires ainsi que l’usage auquel elles sont destinées. Vous pouvez en outre exiger la rectification, le verrouillage ou la suppression de vos données personnelles. À cet effet ainsi que pour toute autre question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse indiquée dans les mentions légales. Vous avez également le droit d’adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente.

Remarques générales et informations obligatoires

Protection des données

Les opérateurs de cette installation ConfTool prennent très au sérieux la protection de vos données personnelles. Nous traitons vos données à caractère personnel de manière confidentielle et conformément aux directives légales de protection des données et à la présente déclaration de confidentialité.

Lorsque vous utilisez cette installation ConfTool, certaines de vos données personnelles sont collectées. Les données personnelles sont des données qui vous identifient personnellement. La présente déclaration de confidentialité explique quelles sont les données enregistrées et à quoi nous les utilisons. Elle explique également comment et pourquoi ces données sont collectées.

Nous rappelons que la transmission de données sur Internet (la communication par e-mail par exemple) peut présenter des lacunes en matière de sécurité. Une protection complète des données contre l’accès par des tiers n’est pas possible.

Instance responsable pour cette installation ConfTool

Le responsable pour le traitement des données dans cette installation ConfTool est :

HEP/Vaud
Avenue de Cour 33
CH 1014 Lausanne
Switzerland

Coordonnées: lead@hepl.ch

Page web: http://www.hepl.ch/cms/accueil.html

L’autorité responsable est la personne physique ou morale qui décide seule ou avec d’autres des buts et moyens du traitement des données personnelles (noms, adresses e-mail etc.).

Retrait du consentement pour le traitement de vos données

De nombreux procédés de traitement des données ne sont possibles que si vous donnez votre consentement exprès. Vous pouvez à tout moment révoquer un consentement préalablement accordé. Il vous suffit pour cela de nous faire parvenir par courriel une demande non formelle. La légalité du traitement des données effectué jusqu’à la date de révocation n’est pas affectée par celle-ci.

Droit de recours devant l’autorité de contrôle compétente

En cas d’infraction aux règles de protection des données, la personne concernée pourra exercer son droit de recours devant l’autorité de contrôle compétente. L’autorité compétente en matière de protection des données est le délégué régional à la protection des données du Land (pour l’Allemagne) dans lequel l’opérateur de cette installation ConfTool a son siège. Vous pouvez retrouver une liste des délégués à la protection des données (pour l’Allemagne et les autres pays de l’Union Européenne) ainsi que leurs coordonnées à l’adresse suivante : https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Droit de portabilité des données

Vous avez le droit de faire transmettre à vous-même ou à un tiers, dans un format standard lisible par une machine, les données pour la collecte desquelles vous nous avez donné votre consentement ou les données qui ont été traitées automatiquement dans le cadre de l’exécution d’un contrat. Si vous demandez la transmission directe des données à un autre responsable, cela ne pourra être fait que dans la mesure des possibilités techniques.

Cryptage SSL ou TLS

Cette installation ConfTool utilise un cryptage SSL ou TLS pour des raisons de sécurité et pour protéger des contenus confidentiels comme par ex. les commandes ou demandes que vous nous faites parvenir en tant qu’opérateur de cette installation ConfTool. Vous savez que vous êtes en mode sécurisé lorsque l’adresse dans notre navigateur ne commence plus par http:// mais par https:// et lorsqu’apparaît le symbole « cadenas ».

Si le cryptage SSL ou TLS est activé, les données que vous nous transmettez ne peuvent pas être lues par un tiers.

Information, verrouillage, suppression

Conformément aux dispositions légales en vigueur, vous avez le droit d’obtenir à tout moment une information gratuite sur vos données personnelles enregistrées, sur leur origine, leur destinataire et sur le but du traitement des données. Vous pouvez en outre exiger la rectification, le verrouillage ou la suppression de ces données. À cet effet, ainsi que pour toute autre question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse indiquée dans les mentions légales.

Opposition aux courriels publicitaires

Nous nous opposons ici explicitement à l’utilisation des coordonnées publiées ici dans le cadre des mentions légales obligatoires en vue de l’envoi de publicité et de renseignements non demandés. Les opérateurs de cette installation ConfTool se réservent expressément le droit d’intenter une action en justice en cas d’envoi d’informations promotionnelles non sollicitées, par exemple par le biais de spams.

Collecte de données par le système ConfTool

Cookies

Le système ConfTool utilise ce qu’on appelle des cookies. Les cookies ne causent aucun dommage sur votre ordinateur et ne contiennent aucun virus. Les cookies sont faits pour rendre l’utilisation du système ConfTool plus conviviale, plus sûre et plus efficace. Les cookies sont de petits fichiers texte sauvegardés sur votre ordinateur et mémorisés par votre navigateur.

La plupart des cookies que nous utilisons sont ce qu’on appelle des cookies de session. Ils sont supprimés automatiquement lorsque vous quittez notre site Internet. D’autres cookies sont sauvegardés sur votre ordinateur jusqu’à ce que vous les supprimiez vous-même. Ces derniers nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite sur notre site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous informe de l’utilisation de cookies et que vous puissiez autoriser leur utilisation au cas par cas. Vous pouvez également refuser tous les cookies ou seulement dans des cas bien précis ou encore activer la suppression automatique des cookies à la fermeture du navigateur. Notez que la désactivation des cookies peut limiter les fonctionnalités du système ConfTool.

Les cookies nécessaires à la communication électronique et ceux qui permettent de vous fournir certaines fonctions (le panier d’achat par exemple) sont sauvegardés conformément à l’art. 6 § 1 lit. f du RGPD. L’opérateur de cette installation ConfTool a un intérêt légitime à sauvegarder des cookies pour assurer une mise à disposition optimisée et techniquement irréprochable de ses services. Dans le cas de l’enregistrement d’autres cookies (par ex. ceux permettant d’analyser votre comportement d’utilisateur), ceux-ci sont traités séparément dans notre déclaration de confidentialité.

Enregistrement du système

L’opérateur de cette installation ConfTool collecte et stocke automatiquement les informations que votre navigateur nous transmet automatiquement dans un « Journal du serveur » et un « Journal utilisateur ConfTool ». Il s’agit de :

• Pages visitées et paramètres transmis
• Date et heure de la requête
• Type et version de votre navigateur
• Système d’exploitation utilisé
• URL référent
• Adresse IP et nom d’hôte de l’ordinateur accédant

Ces données ne seront pas mises en relation avec d’autres sources de données. Les données sont principalement utilisées pour améliorer la sécurité et la convivialité du système et permettent à l’opérateur de l’installation ConfTool de vous aider si vous avez des questions ou des problèmes lors de l’utilisation du système.

Le traitement de ces données se base sur l’art. 6 § 1 lit. b du RGPD qui autorise le traitement de données nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution de mesures précontractuelles.

Formulaire de contact

Si vous nous envoyez des demandes via le formulaire de contact, les informations que vous avez renseignées dans le formulaire, entre autres vos coordonnées, seront stockées chez nous afin de traiter la demande et de faciliter son suivi. Ces données ne seront pas transmises à des tiers sans votre consentement.

Le traitement des données renseignées via un formulaire de contact a uniquement lieu sur la base de votre consentement (Art. 6 paragraphe 1 lit. a du RGPD). Vous pouvez à tout moment révoquer un consentement préalablement accordé. Il vous suffit pour cela de nous faire parvenir par courriel une demande non formelle. La légalité du traitement des données effectué jusqu’à la date de révocation n’est pas affectée par celle-ci.

Les informations que vous fournissez via le formulaire de contact seront conservées par nos soins jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer, révoquiez votre consentement au stockage ou jusqu’à ce que l’objectif du stockage des données devienne caduc (par exemple, après le traitement de votre demande). Les délais légaux de conservation des documents restent applicables.

Inscription dans cette installation ConfTool

Vous pouvez vous inscrire dans le système ConfTool pour utiliser les fonctions du système. Les données communiquées à cet effet sont utilisées uniquement pour vous permettre d’utiliser le service ou l’offre pour lesquels vous vous êtes enregistrés. Les données obligatoires demandées lors de votre inscription doivent être complètes. Dans le cas contraire, l’inscription sera refusée.

En cas de modifications importantes, par exemple concernant l’étendue d’une offre ou des modifications techniques nécessaires, nous utilisons l’adresse-mail communiquée lors de votre inscription pour vous informer.

Le traitement des données communiquées lors de l’inscription a lieu sur la base de votre consentement (art. 6 paragraphe 1 lit. a du RGPD). Vous pouvez à tout moment révoquer un consentement préalablement accordé. Il vous suffit pour cela de nous faire parvenir par courriel une demande non formelle. La légalité du traitement des données effectué jusqu’à la date de révocation n'est pas affectée par celle-ci.

Les données collectées lors de votre inscription sont mémorisées pour toute la période de votre inscription sur cette installation ConfTool à la suite de quoi elles sont effacées. Les délais légaux de conservation des documents restent applicables.

Traitement des données (données du client et données du contrat)

Nous collectons, traitons et utilisons des données personnelles uniquement dans la mesure où celles-ci sont nécessaires à la motivation, l’élaboration ou la modification de la relation juridique (données d’inventaire). Le traitement de ces données se base sur l’art. 6 § 1 lit. b du RGPD qui autorise le traitement de données nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution de mesures précontractuelles. Nous collectons, traitons et utilisons des données personnelles sur l’utilisation de cette installation ConfTool (données d’utilisation) uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour activer ou facturer pour vous l’utilisation du service.

Les données client collectées seront supprimées après la fin de l’ordre ou la fin de la relation commerciale. Les délais légaux de conservation des documents restent applicables.

Transmission des données à la conclusion du contrat pour les services et contenus numériques

Nous ne transmettons les données personnelles à des tiers que si cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution du contrat, par exemple à la banque chargée du traitement du paiement.

Il n’y aura aucune autre communication de vos données personnelles sans votre autorisation explicite. Vos données ne seront pas transmises à des tiers, par exemple à des fins publicitaires, sans votre consentement.

Le traitement de ces données se base sur l’art. 6 § 1 lit. b du RGPD qui autorise le traitement de données nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution de mesures précontractuelles.

Newsletter liée à l'évènement

Données pour la newsletter

Si vous souhaitez recevoir des informations sur cet évènement, nous avons besoin que vous nous fournissiez une adresse e-mail ainsi que des informations nous permettant de vérifier que vous êtes le propriétaire de l’adresse e-mail indiquée et que vous acceptez de recevoir la newsletter. Les autres données peuvent être renseignées à titre facultatif. Ces données sont exclusivement utilisées pour l’envoi des informations demandées et ne sont pas transmises à des tiers.

Le traitement des informations renseignées dans le formulaire d’inscription a lieu sur la base de votre consentement (art. 6 paragraphe 1 lit. a du RGPD). Le consentement accordé pour le stockage des données et de l’adresse e-mail ainsi que leur utilisation pour l’envoi de la newsletter peut être révoqué à tout moment. La légalité du traitement des données effectué jusqu’à la date de révocation n’est pas affectée par celle-ci.

Les données que vous nous avez fournies dans le but d’obtenir la newsletter seront sauvegardées par nos soins jusqu’à ce que vous vous désabonniez de la newsletter et seront supprimées après le désabonnement. Les données sauvegardées à d’autres fins (par ex. les adresses e-mail des auteurs ou participants) ne sont pas affectées.

Services de paiement

Paiements cryptés

Si, après conclusion d’un contrat payant, il existe une obligation de nous fournir vos informations de paiement (par exemple votre numéro de compte pour l’autorisation de prélèvement), ces données seront nécessaires pour le traitement du paiement.

Les transactions de paiement via les moyens de paiement classiques (Visa /MasterCard, prélèvement automatique) sont exclusivement effectuées via une connexion SSL ou TLS cryptée. Vous savez que vous êtes en mode sécurisé lorsque l’adresse dans notre navigateur ne commence plus par http:// mais par https:// et lorsqu’apparaît le symbole « cadenas ».

Lorsque la communication est cryptée, les informations de paiement que vous communiquez à cette installation ConfTool ou directement au service de paiement ne peuvent pas être lues par des tiers.

IGENICO (previously OGONE)

Cette installation ConfTool propose le paiement par carte de crédit via IGENICO (previously OGONE).

Si vous choisissez de payer par carte de crédit, les détails de paiement que vous saisissez seront envoyés au service de paiement ainsi qu’aux banques et réseaux de carte de crédit affiliés.

Le transfert de vos données au fournisseur de service de paiement a lieu sur la base de l’art. 6 § 1 lit. a du RGPD (consentement) et de l’art. 6 § 1 lit. b du RGPD (traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat). Vous avez la possibilité de révoquer votre consentement à tout moment. Une révocation n’affecte pas l’efficacité des procédures de traitement des données ayant eu lieu par le passé.

Modifications de notre déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’actualiser cette déclaration si nécessaire.

Dernière mise à jour : 11 décembre 2018.